Fixer les charges locatives ne se fait pas à l’aveugle : chaque euro ajouté au loyer doit trouver sa justification et son fondement légal. Pour les propriétaires, l’exercice demande méthode et rigueur, sous peine de voir un locataire refuser de régler ce qui ne lui revient pas. Voici comment s’y retrouver et bâtir une répartition des frais claire, conforme et sereine.
La liste des frais de location
Dès la signature du bail, il est impératif d’identifier précisément les frais que le locataire devra régler en plus de son loyer chaque mois. Ces frais, connus sous le nom de charges récupérables, sont encadrés par la loi : impossible d’y ajouter des dépenses fantaisistes. Selon le mode de répartition choisi, ils feront l’objet d’une régularisation annuelle, ou resteront fixes.
Pour les logements en copropriété, le décret du 26 août 1987 fixe la liste. Seuls certains frais liés à l’usage des espaces partagés peuvent être concernés. Exemple parlant : l’électricité des parties communes peut être refacturée, alors que les honoraires de syndic restent à la charge du propriétaire.
Ceux qui souhaitent rentrer dans le détail peuvent facilement consulter la liste complète des charges récupérables.
En fonction du type de location, d’autres éléments s’ajoutent parfois. Pour une location meublée, l’électricité du logement ou un abonnement internet peuvent être intégrés si le propriétaire en assure la gestion. Autre point à retenir : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), présente sur l’avis de taxe foncière, peut être refacturée au locataire. En revanche, la taxe foncière en elle-même reste sur les épaules du bailleur.
Poser les bonnes bases dès le départ en listant précisément les charges liées à l’appartement limite les surprises. Si le choix se porte sur le système des « provisions sur charges », ce montant sera réajusté chaque année. En meublé, le recours au forfait est possible, mais ce montant ne change pas en cours de bail. Là aussi, vigilance : fixer un forfait trop élevé ouvre la porte à la contestation du locataire, trop bas risque de nuire à la rentabilité du bien ou à l’attractivité du loyer affiché.
Certains spécialistes accompagnent les propriétaires dans la fixation de ces conditions, car il s’agit d’atteindre l’équilibre : établir des charges justes tout en restant compétitif sur le marché locatif.
Calcul des frais de location
Estimer rigoureusement les charges locatives permet d’éviter nombre de déconvenues. Même si la loi prévoit une régularisation annuelle, mieux vaut viser raisonnablement juste : des provisions trop faibles risquent de générer des rattrapages mal vécus, des provisions surévaluées conduisent à rembourser le locataire, générant de l’incompréhension.
L’outil incontournable, c’est le dernier relevé annuel de charges de copropriété : ce document, remis à chaque copropriétaire après l’assemblée générale, détaille les dépenses du bâtiment et précise la part qui revient à chaque lot. On y retrouve : entretien, chauffage collectif, eau, frais de gestion…
Traquez dans ce relevé la colonne indiquant les « charges récupérables » : c’est ce total qui sera à ventiler sur douze mois. Si le document ne mentionne pas distinctement ces charges, on estime souvent qu’entre 70 % et 80 % des charges de copropriété correspondent à des charges récupérables.
N’oubliez pas d’ajouter la TEOM si elle n’apparaît pas déjà dans le décompte, ainsi que toute autre charge à refacturer sous condition qu’elle soit justifiée. Additionnez l’ensemble des éléments retenus puis divisez ce montant par 12 pour obtenir la provision mensuelle à inscrire dans le bail.
En se basant sur des chiffres actualisés issus du dernier décompte, on réduit considérablement le risque de litige lors de la régularisation.
Regardons de près un cas concret :
1 = Le détail du calcul des charges récupérables attribuées au locataire.
2 = Total des charges récupérables : 1625,87 €. Divisé par 12, cela fixe une provision mensuelle de 135,49 €.
Ce montant est indiqué dans le bail, à côté du loyer hors charges. Le locataire verse donc chaque mois ce supplément, ajusté selon le régime choisi (provision ou forfait).
L’ajustement des charges locatives
Chaque année, la régularisation des charges s’impose pour tous les contrats soumis à provisions. Conformément à la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire doit comparer les sommes reçues en provisions avec les dépenses réelles, sur la base du relevé annuel du syndic.
Selon les situations, plusieurs scénarios se présentent :
- Les montants réclamés en provisions correspondent exactement aux charges réelles : aucune démarche supplémentaire n’est à prévoir.
- Le total réel des charges dépasse les provisions encaissées : le locataire règle la différence le mois suivant la régularisation.
- Les charges dépensées sont inférieures aux sommes perçues : le propriétaire rembourse le trop-perçu, souvent sous forme de déduction sur le prochain loyer.
En cas d’écart notable d’une année sur l’autre, il est judicieux de réajuster la provision pour coller davantage à la réalité et éviter les rappels ou remboursements récurrents.
Voici un exemple chiffres à l’appui :
Provision de 20 € par mois, soit 240 € sur un an. Si les charges n’atteignent finalement que 120 €, le propriétaire doit reverser 120 € au locataire et, pour l’avenir, peut ramener la provision mensuelle à 10 €.
À chaque régularisation, l’information doit être transmise au locataire de façon écrite, courrier simple ou recommandé. Depuis septembre 2015, il faut également joindre un justificatif détaillant les dépenses réellement engagées.
Quand le locataire occupe le logement depuis moins de douze mois, le calcul des charges récupérables s’effectue au prorata de la durée réelle de présence sur la période annuelle.
Si la gestion du bien a été confiée à un professionnel, c’est ce dernier qui s’occupe de tout : calculs, régularisations, communication avec le locataire… C’est là l’un des avantages d’un administrateur de biens expérimenté.
Choisir le bon montant de charges, c’est éviter les tensions, sécuriser la gestion, et établir une relation sereine avec le locataire. Quand la confiance s’installe sur des comptes clairs, le bail suit naturellement son cours.
À propos de Flatlooker
Flatlooker, pionnier de la gestion locative en ligne, accompagne chaque bailleur à chaque étape : calcul et régularisation annuelle des charges, ajustement du loyer, démarches administratives et suivi technique. L’équipe gère l’ensemble pour 3,9 % TTC, afin d’offrir une gestion simplifiée et adaptée à la vie actuelle. Besoin de sérénité ? Faites le choix d’une gestion locative qui offre enfin de la visibilité.
