Comment organiser ses dossiers au travail ?

Êtes-vous fatigué de perdre du temps à chercher un document sur votre ordinateur ? Comme les montagnes de dossiers en papier qui se crampent sur votre bureau, les dossiers et les fichiers numériques s’accumulent sur votre ordinateur. Et tout ce gâchis nuit grandement à votre productivité. Comment être efficace lorsque vous ne savez pas où se trouve un tel fichier ?

Certes, il est beaucoup plus facile et plus rapide d’enregistrer un nouveau document directement sur votre bureau virtuel. Mais ces quelques secondes épargnées ne rattrapent pas le temps perdu et la frustration quand il est nécessaire de le trouver.

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Pour être simple et efficace, il est tout aussi important d’organiser vos fichiers que d’organiser votre journée de travail. Évitez de reporter la tâche douloureuse de stockage, car à la fin, vous ne le ferez jamais. Et plus vous voyez vos documents s’accumuler, moins vous voulez les stocker. Un vrai cercle vicieux.

Finissez avec le chaos numérique une fois pour toutes avec ces 7 astuces pour classer efficacement les documents sur votre ordinateur.

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1. Obtenir démarré

Plus d’excuses ! Arrêtez de vous dire que vous le ferez plus tard et faites-le maintenant. Le temps nécessaire pour organiser vos documents dépendra du chaos dans lequel se trouve votre ordinateur. Tout ce dont vous avez besoin, c’est un peu de temps et de volonté. Ensuite, faire glisser les documents dans les bons dossiers est une tâche assez facile. Une fois lancé, vous vous sentirez beaucoup mieux.

2. Supprimer les fichiers en double

Il arrive souvent que vous enregistrez le même fichier dans plusieurs emplacements différents ou que vous téléchargez une pièce jointe ou un document plusieurs fois. Ces copies inutiles encombrent votre bureau, mais elles prennent également de la mémoire sur votre ordinateur. Un bon moyen de commencer à organiser votre ordinateur est de supprimer tous les fichiers dupliqués ou même tripler. Il y a même des applications pour vous aider dans cette tâche.

3. Créer des dossiers généraux

Les dossiers sont essentiels pour organiser vos documents et les trouver facilement. Il existe plusieurs façons de structurer vos dossiers :

  • par client ou par projet : un moyen simple de trouver tous les documents liés à un projet ou à un client ;
  • par date : un dossier pour chaque année ;
  • par thème : un moyen de classer vos documents en fonction de leur nature (marketing, finance, présentations, vidéos, etc.).

C’ est à vous de déterminer quelle méthode fonctionne le mieux avec votre façon de travailler. Enfin, nommez soigneusement et simplement vos fichiers pour savoir immédiatement ce qu’ils contiennent et éviter les abréviations que vous pourriez oublier.

4. Constituer des sous-dossiers

Une fois que vous avez stocké vos fichiers dans les différents dossiers généraux que vous avez créés, vous pourrez les organiser en sous-dossiers.

Comme pour les dossiers généraux, créez des sous-dossiers qui ont un sens et suivent une certaine logique. Vous pouvez choisir une organisation par date, type de fichier (Word, images, PDF, etc.) ou par catégories (communication, marketing, factures, etc.).

Pour rester efficace et trouver rapidement vos documents, évitez création d’un trop grand nombre de sous-dossiers. Votre organisation doit être pratique et vos fichiers doivent être faciles d’accès.

5. Nommez correctement vos dossiers et documents

Cela peut sembler évident, mais il est essentiel de nommer avec précision vos fichiers afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous effectuez une recherche sur votre ordinateur.

  • Par exemple, vous venez de créer une facture pour votre client A que vous stockez soigneusement dans le dossier Client A > Facture > 2019 > Juillet.
  • Évitez simplement de le nommer « facture » car vous aurez certainement plus d’un pour ce client et d’autres.
  • Un bon nom de fichier serait « Facture client A juillet 2019 ».

Tant que vous le pouvez, essayez de faire le plus court en utilisant des abréviations par exemple (« Oct » pour Octobre).

Cependant, si vous voulez que vos fichiers apparaissent chronologiquement, vous devez tenir compte de la logique de classement de votre ordinateur qui est soit alphabétique, soit suivant la nomenclature de date américaine, c’est-à-dire « année — mois — jour ». Idéalement, vous devriez nommer votre facture « 2019-07 Customer A Facture ».

Enfin, si vous voulez que vos fichiers non datés suivent un ordre particulier, il suffit d’ajouter un numéro devant le nom (1-Planning, 2-Partners, 3-Budget, etc.).

6. Archivez les documents dont vous n’avez plus besoin

Si vous avez terminé l’un de vos projets, vous pouvez déplacer le dossier entier contenant tous les documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Il n’est pas question de supprimer des dossiers de vos anciens projets car vous devrez peut-être encore les examiner pour vous aider avec un projet similaire.

Vous pouvez conserver le dossier « Archives » sur votre ordinateur ou l’enregistrer sur un serveur externe.

7. Utiliser une plateforme collaborative

Vous voulez un outil efficace pour stocker, organiser et partager facilement vos documents ? Une plateforme collaborative est l’outil idéal. Il s’agit d’un espace unique où vous pouvez centraliser tous les documents liés à vos projets et les échanger avec votre équipe, mais également avec vos clients et partenaires.

Vous pouvez trouver tous vos documents par projet, vous pouvez les visualiser et les modifier directement, les partager avec qui vous voulez et planifier des sauvegardes automatiques. Vous contrôlez les droits d’accès aux différents dossiers et grâce à un système de versioning automatique, vous travaillez toujours sur la dernière version. Et surtout, vos données sont complètement sécurisées.

Constatation

Classer vos documents sur votre ordinateur n’est pas si compliqué. Vous serez étonné de voir combien un ordinateur et des documents bien rangés vous permettent d’être plus productif. Et quel sentiment d’accomplissement après avoir fait ce grand ménage. Tu sais ce que tu as à faire !

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