Quel est l’ordre du jour ?

Une réunion réussie commence par un ordre du jour bien rédigé ! Pour mettre fin aux longues réunions qui s’apparentent à une perte de temps, il est important que vous définissiez un ordre du jour et surtout que vous le respectiez !

Quel est l’ordre du jour ?

Commençons par définir ce qu’est un agenda en quelques phrases ! En fait, il s’agit d’un document qui résume en détail ce qui sera discuté au cours d’une réunion et qui y interviendra. Mais pas seulement, parce qu’il souligne également ce que la direction attend des participants, et en un mot les objectifs et les raisons de participer à la réunion.

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élaboration et la communication de l’ordre du jour aux membres du comité Entreprise (CE) et bientôt connue sous le nom de Comité social et économique (CES) font souvent l’objet de discussions. C’est pourquoi nous vous donnerons quelques réponses sur la préparation de l’ordre du jour et le comptage de la date limite pour la communication de pré-réunion, en 5 points L’  !

1 — Donnez un titre à votre ordre du jour

Vous l’avez compris, vous devezchoisir un titre ! Votre titre doit dire au lecteur deux choses : d’abord, il doit comprendre rapidement qu’il est en train de lire un ordre du jour , et dans une deuxième étape, il doit rapidement savoir quel sera le sujet de la réunion .

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Lorsque vous avez pris une décision, vous devez inscrire votre titre en haut de votre document.

2 — Mettre en évidence les bonnes informations

Après le titre, l’ordre du jour comporte généralement un en-tête dont les détails peuvent varier en fonction du niveau de formalité exigé par votre entreprise. Quelle que soit l’information que vous choisissez d’ajouter à l’ordre du jour, assurez-vous qu’elle est claire et compréhensible pour tout le monde. Voici quelques informations que vous devez inclure dans l’en-tête :

  • Date et heure
  • Lieu (Indiquez l’adresse et le nom de la salle où l’événement aura lieu si nécessaire)
  • Participants : noms, prénoms et éventuellement titres de poste
  • Invités spéciaux (conférenciers, conférenciers, leaders…)

3 — Recueillir toutes les demandes à l’ordre du jour

Il est important de rassembler toutes les propositions et demandes avec les membres afin que les sujets abordés lors de la réunion correspondent aux préoccupations réelles et directes des membres du groupe concerné. Vous devez ensuite les solliciter afin de recueillir des suggestions sur les points à traiter dans cet ordre du jour .

Vous devriez ensuite leur donner la possibilité de compléter la liste avec les sujets dont ils souhaitent discuter lors de cette réunion . Il convient de noter que pendant cette étape, il ne devrait pas y avoir de limitation, car il est tout d’abord bien comprendre tout ce qui concerne les membres du groupe.

Par la suite, vous devrez sélectionner les sujets qui seront vraiment traités, et donc associer une deuxième phase dans laquelle vous allez organiser l’ordre du jour, vous poser des questions sur leurimportance et leurpertinence .

4- Déterminer les objectifs et élaborer un calendrier

L’ ordre du jour devrait contenir toutes les questions qui seront discutées au cours de la réunion, y compris les principaux thèmes et questions de consultation et de conseils. Attention : une fois l’ordre du jour établi, il n’est plus possible de le modifier, ni le libellé ni l’ordre de présentation de l’ordre du jour.

De plus, il est également important pour vous d’ élaborer correctement votre horaire, car c’est en le suivant et en étant aussi précis que possible et organisé, que vous aurez les plus grandes chances d’ atteindre vos objectifs et que votre réunion sera couronnée de succès, et cela, rapidement. Il vous aidera également lutter contre un défaut commun lors de nombreuses réunions à l’ordre du jour : la durée et le manque d’organisation pendant la tenue de ces réunions.

5 — Envoi de l’ordre du jour au bon moment

Une fois votre ordre du jour rédigé, vous devez bien sûr l’envoyer aux membres du comité d’entreprise. Mais qui l’envoie et quand l’envoyer ?

C’ est le président du comité d’entreprise qui est chargé de transmettre l’ordre du jour aux élus et donc responsable de la date limite de communication.

Pour transmettre l’ordre du jour à toutes les parties intéressées, vous avez plusieurs options :

  • courrier interne
  • remise à chaque participant contre une signature de décharge
  • envoyer au domicile des participants, soit par lettre simple, soit par lettre recommandée
  • transmettre par télécopieur ou courriel à chaque intervenant

Le l’ordre du jour peut être communiqué lorsqu’il est prêt, mais doit être communiqué au moins trois jours avant la réunion.

J’ accepte qu’Alter CE (Comitéo) traite les données collectées dans le cadre de ses missions consultatives auprès des comités sociaux et économiques. Pour plus d’informations sur la gestion de vos données personnelles et sur l’exercice de vos droits, veuillez vous référer à l’avis ci-joint.

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